Provincie Flevoland vernieuwd hart van organisatie

Basisinfrastructuur optimaliseren en vernieuwen

Winfred Erhardt, beheerder Centrale ICT infrastructuur legt uit wat de wensen waren voor het starten van het project: “In een plan voor ons bestuur hebben wij onze wensen en de nut en noodzaak van de vervanging heel duidelijk moeten beschrijven. De situatie was niet meer werkbaar voor de ICT afdeling en koeling van de apparatuur was verre van optimaal. Het cablemanagement was niet meer goed uit te voeren, de beschikbare werkruimte in de oude racks was zeer beperkt en deuren van racks waren defect en/of waren niet goed af te sluiten. Vervangen van apparatuur en zoeken naar storingen was vaak een uitdaging.”

De vraag voor uitbreiding van 8 naar 10 serverracks en herinrichting van de bekabeling heeft de Provincie Flevoland bij Avit-Xantes (gevestigd in Emmeloord) neergelegd. Avit-Xantes bracht de Provincie Flevoland direct in contact met X-ICT.

In het datacenter van Provincie Flevoland staan naast de nieuwe 10 racks in de koude straat, ook een 5-tal racks waarin de IT componenten voor de aansturing van de bruggen en sluizen in Flevoland zijn gehuisvest. Via deze apparatuur worden o.a. de camera’s, seinen en besturing van de bruggen en sluizen aangestuurd. Deze racks hadden al een vaste plaats in het datacenter en vielen buiten de scope van de opdracht. De beschikbare ruimte voor de vervanging van 8 oude racks door 10 nieuwe was beperkt door deze vaste opstelling.

Het hart uit de organisatie

In de voorbereiding werd geconstateerd dat er geen mogelijkheden waren om gefaseerd een vervanging uit voeren. Om de beschikbare ruimte goed te gebruiken moest alles eruit gehaald worden en opnieuw worden ingedeeld. Het was dus al snel duidelijk dat alles op één moment moest worden overgezet. “Je haalt echt het kloppende hart uit de organisatie, alles wordt stilgelegd en opnieuw opgebouwd. Een big bang waarbij er geen ruimte voor fouten mogelijk was. We hadden de keuze uit twee momenten in het jaar: het lange Pinksterweekend of tijdens de Kerstdagen. Gezien de planning en ook het bestellen van de componenten bleek het Pinksterweekend het meest optimaal.”

Winfred kijkt terug op het historische weekend: “De operatie startte op vrijdagmiddag 18:00 uur en eindigde op maandagochtend vroeg. Pinkstermaandag gaf ons nog de ruimte voor uitloop, extra controles en eventuele storingen. Het is een zeer precieze operatie geweest. We hebben letterlijk het hart van de organisatie vervangen, ‘getransplanteerd’. Het project is met chirurgische nauwkeurigheid aangepakt.”

“In de aanloop naar die vrijdag was de druk al voelbaar. Zijn we voldoende voorbereid? Het is een logische maar onnodige vraag die dan door je hoofd spookt. De samenwerking in de voorbereidingen met de projectleider van X-ICT was erg goed. Het is een geruststellende gedachte dat een projectleider weet wat hij doet, nog eens langskomt om de lengte voor de bekabeling na te meten en je ziet dat er overal over wordt nagedacht: is er voldoende ruimte onder de vloer, is er toegang tot de stroomvoorziening. Er is niets over het hoofd gezien.”

Gedetailleerde tekeningen en planning

Projectleider Arjan Korterink van X-ICT heeft alle acties vastgelegd. Deze uitgebreide inventarisatie en tekeningen resulteerde in een, bijna van minuut tot minuut, complete planning. Winfred: “Er is geen detail overgeslagen en geen actie onbeschreven; wat moet als eerste weer een verbinding hebben, wat moet zo snel mogelijk weer online, alle componenten zijn in fases weer aangesloten. Na de voorbereiding en het uitvoerig doornemen van alle acties kun je maar weinig doen. Alles moest in het weekend worden uitgevoerd. De week in aanloop van het weekend stonden we wel te trappelen. We waren goed voorbereid, hadden er echt zin in. Vrijdag om 18:00 uur ging het los! Het is zover! Als eerste begin je met alle apparatuur uit te zetten, de bekabeling weg te halen en de apparatuur uit de racks te halen. Na 22:00 uur konden we pas de laatste verbinding weghalen (ivm. de bediening van de bruggen en sluizen). In de nacht, nadat alle stroom en backbone bekabeling was verwijderd werden de oude kasten uit elkaar gehaald”

“Deze planning en tekeningen zijn van groot belang geweest voor alle betrokken partijen. Het project is super verlopen, iedereen wist wat hij moest doen, er was een goede overdracht tussen de dag- en nachtploeg en er was een hele goede sfeer!” vertelt Winfred vol enthousiasme “We vormden samen een team en zaten in een goede flow; er was goed overleg met elkaar en iedereen hielp elkaar verder. Het was echt geweldig om daar onderdeel van te zijn.” Zondagavond werden de eerste componenten weer opgestart. “Wat een euforisch gevoel was dat! Het is gelukt! Dat gaf een enorme kik! Het hele team is enorm trots. De hele week hebben we op wolken gelopen!”

Cable management

Het grote voordeel zit vooral in het dagelijkse werk in de ruimte door onze medewerkers. “Alles is nu goed georganiseerd, de apparatuur en bekabeling is goed toegankelijk, de koele luchtflow is optimaal. Het werkt zoveel prettiger dat we overal goed bij kunnen komen en alles op orde is.”

“Regelmatig tonen we ons vernieuwde datacenter aan nieuwsgierige collega’s of ICT consultants en altijd zijn ze onder de indruk. En terecht, we zijn zelf erg blij met en trots op het eindresultaat!”
Een mooie ruimte geeft nieuwe ideeën en wensen. De basis is gelegd, vervolgens wordt ook de rest van de infrastructuur geoptimaliseerd.