Vitalis Woonzorg Groep, Eindhoven

“Bij Vitalis willen wij kunnen bouwen op maximale beschikbaarheid”

Bekijk de film van Vitalis Woonzorg Groep, Schneider Electric en X-ICT Zuid-Nederland:

De cliënten en medewerkers van Vitalis WoonZorg Groep moeten kunnen vertrouwen op de permanente beschikbaarheid van zorg- en alarmeringssystemen. Ook als de stroom in de wijk even uitvalt. Daarom nam X-ICT de IT-infrastructuur van Vitalis kritisch onder de loep. Vervolgens zorgde X-ICT ervoor dat de IT-netwerken van Vitalis zelfs tijdens de grootste stroomstoringen ongestoord door blijven draaien.

De Vitalis WoonZorg Groep biedt woon-, zorg-, welzijns- en behandelfaciliteiten voor 4.500 ouderen in Eindhoven en Heerlen. In Eindhoven heeft Vitalis vier verpleeghuizen en twee revalidatiecentra. Bovendien biedt Vitalis verschillende vormen van welzijn en zorg aan in vijf residenties en 19 WoonincPlusVitalis appartementencomplexen. Vitalis wil cliënten een fijn, stimulerend en veilig thuis bieden. Een plek waar ‘zelf doen’ en ‘meedoen’ centraal staan. “Onze ambitie? Wij willen bij de tien beste instellingen van Nederland horen”, zegt Nick van den Heuvel, Manager IT bij Vitalis. “Om die ambitie te realiseren is een robuuste IT-omgeving een absolute voorwaarde.”

IT is onmisbaar

IT is écht onmisbaar voor Vitalis. De ruim 2.500 medewerkers vertrouwen dag in dag uit op de IT-infrastructuur. Alle belangrijke patiëntgegevens bijvoorbeeld, staan in diverse zorgsystemen. Ook voor de zorgalarmering zijn de netwerken van Vitalis nodig. De mate waarin, verschilt van vestiging tot vestiging. Sommige locaties beschikken bijvoorbeeld over een state of the art alarmeringssysteem waarmee direct een kijk-, spreek- en luisterverbinding tot stand gebracht kan worden met een verzorgende op het moment dat een patiënt alarm slaat, bijvoorbeeld na een val. Op termijn krijgen alle vestigingen van Vitalis toegang tot dit alarmsysteem.

“Omdat dat netwerk zo belangrijk is, willen wij kunnen bouwen op maximale beschikbaarheid”, zegt Van den Heuvel. “Ook tijdens een stroomstoring moeten onze cliënten erop kunnen vertrouwen dat ze geholpen worden als ze in nood zijn. Om die reden hebben wij X-ICT gevraagd om de status van de IT-infrastructuur te controleren en alle risico’s te inventariseren.” De aanleiding van dat onderzoek was een veel groter, overkoepelend ICT-project. Van den Heuvel: “Wij zijn al enige tijd bezig om onze hele ICT-omgeving te fronten te moderniseren. Servers, switches, alles… in twee jaar tijd is alles vervangen. Ook de infrastructuur.”

“Op verzoek van de verzorgende collega’s besloten we de systemen niet ’s avonds of ’s nachts te verwisselen, maar overdag.”

Aandachtspunten

De uitgebreide inventarisatie door de experts van X-ICT bracht een aantal aandachtspunten aan het licht. Met name de UPS-oplossingen in de verschillende vestigingen verdienden aandacht. Zo’n UPS – een Uninterrupted Power Supply – zorgt er in de eerste plaats voor dat de wisselstroom die naar de storingsgevoelige IT-apparatuur gaat ‘schoon’ is. De systemen voorkomen stroompieken. Op het moment dat de stroom uitvalt, zorgen de accu’ de UPS bovendien dat de systemen ongestoord door blijven draaien. “De adviseurs van X-ICT hadden een prima inventarisatie gedaan”, vertelt Van den Heuvel. “Ze hadden de staat van sommige serverruimtes ook gefotografeerd. Dat zorgde er wel voor dat er al heel snel een duidelijk gevoel van urgentie ontstond. Het vervangen van de verouderde UPS-systemen was écht nodig.”  Sommige systemen hadden het met een nieuwe batterij misschien nog een tijdje kunnen doen. Van den Heuvel: “We hebben er uiteindelijk toch voor gekozen alles te vernieuwen en te optimaliseren.”

Goed gevoel

Vitalis koos heel bewust voor X-ICT. Dat had, naast de prijs en kwaliteit, nog andere redenen. Van den Heuvel: “X-ICT heeft een vestiging in Eindhoven. Ik vind het prettig om met partijen uit de omgeving te werken, dat schakelt makkelijker. Daarnaast, en dat is zeker zo belangrijk, was het gevoel gewoon goed.” Van den Heuvel gaf X-ICT de opdracht om alle vestigingen te voorzien van een nieuw UPS-systeem.

Vitalis koos daarbij op aanraden van X-ICT voor de Smart UPS-systemen van Schneider Electric. In totaal ging het om 44 UPS-systemen voor de 22 zorglocaties en twee Galaxy 3500 UPS’en met extra accu’s voor de twee hoofdlocaties.

Militaire operatie

De implementatie van de nieuwe UPS-systemen had veel weg van een twee maanden durende militaire operatie. De zorg en de veiligheid van de cliënten mocht op geen enkele manier in gevaar komen. “Op verzoek van de verzorgende collega’s besloten we de systemen uit veiligheidsoverwegingen niet ’s avonds of ’s nachts te verwisselen, maar overdag”, vertelt Van den Heuvel. “Tot een uur of elf ’s ochtends is het druk. De organisatie start op, cliënten worden wakker en hebben zorg nodig. Na elven keert de rust terug. Dat was voor ons het beste moment om de UPS-oplossingen om te wisselen. Om dat goed te doen, moesten alle systemen even plat. Om daarna weer op te starten. Mocht er toch iets fout gaan, dan zouden er voldoende verzorgenden aanwezig zijn om cliënten direct bij te staan.” Door de uitstekende voorbereiding van X-ICT was daar gelukkig geen sprake van.

“We doen dit soort projecten natuurlijk heel vaak”, vertelt adviseur Pieter Mikkers van X-ICT Zuid-Nederland. “Daardoor wisten we precies wat we konden verwachten en waar we op moesten letten. We zorgden ervoor dat we voor 11 uur alles perfect voorbereid hadden. Het losleggen van de bekabeling, het schroefwerk, alles was voor elf uur gereed. Vervolgens was het een kwestie van afsluiten, ontkoppelen, aansluiten en de zorgsystemen weer opstarten.”

“Dankzij de monitoringsoftware zijn onze inzichten enorm verbeterd.”

Vier uur reservestroom

Van den Heuvel is blij met het werk van X-ICT. “Als de stroom nu uitvalt in een vestiging van Vitalis, draaien de systemen probleemloos vier uur door. Daarnaast kunnen we alle UPS-systemen vanaf één centrale locatie in de gaten houden dankzij de StruxureWare software van Schneider Electric. We kunnen elke afzonderlijke UPS monitoren en eventuele problemen op afstand direct verhelpen”, aldus Van den Heuvel. “Dankzij de monitoring-software zijn onze inzichten enorm verbeterd. Bovendien is het door dit soort software op termijn niet meer nodig om op de verschillende locaties over IT-kennis te beschikken. We willen zoveel mogelijk centraal kunnen doen.”

Hoewel het project eind 2017 en begin 2018 plaatsvond, is de samenwerking met X-ICT niet over. De komende jaren blijft X-ICT de komende jaren verantwoordelijk voor het onderhoud aan de geïnstalleerde UPS-oplossingen.

Producten & Diensten

X-ICT specialisme

Serverruimte
Monitoring
Netwerkbekabeling
Service & Onderhoud
IP Advies